Gérer les différents types de factures
La facture d’acompte
Lors d’un chantier, l’artisan peut demander à son client un premier versement sur le montant total des travaux à effectuer. Le montant verser à ce moment sera bien entendu déduit de la facture finale. Cette facture permet de commencer les travaux ou autres prestations, le professionnel aura donc une garantie de paiement. Cette garantie d’être payé sera d’autant plus renforcée par la signature électronique que vous aurez précédemment obtenue.
Elle vous permettra également d’avoir un premier accord de la part de votre client, il ne pourra plus annuler la prestation au risque d’encourir un litige. Bien souvent, cet acompte est à 30% de la prestation.
Les mentions obligatoires d’une facture d’acompte sont les suivantes :
- Nom et adresse du client et du fournisseur,
- Numéro individuel d’identification à la TVA,
- La numérotation
- La date d’édition de la facture d’acompte
- Décompte détaillé de chaque prestation (avec description), en quantité et en prix unitaire,
- Le montant total dû par le client
- Le taux de TVA
La facture d’acompte est recommandée, elle vous permettra d’éviter les impayés en espaçant les différents payements à effectuer.
La facture d’avoir
La facture d’avoir est un document comptable établi par un professionnel du bâtiment, elle a pour objectif de rectifier ou même d’annuler une facture déjà émise et réglée. Il peut y avoir de nombreuses raisons à cet avoir comme par exemple :
- L’annulation d’une facture : selon la loi française, il n’est pas possible de supprimer une facture qui a déjà été numérotée. Afin de respecter ces normes et d’enregistrer comptablement les informations, la facture d’avoir va vous permettre de rembourser partiellement ou en intégralité l’achat d’un client.
- La rectification d’erreurs sur la facture : dans le cas ou votre facture affiche un montant supérieur à celui initialement prévu, une erreur est donc présente. La facture d’avoir va vous permettre de corriger cette erreur et de rétablir les montants corrects dans la comptabilité de votre entreprise
- Accorder une remise : un client est mécontent du résultat obtenu, ou bien du produit vendu, lui attribuer une remise commerciale permettrait de regagner sa confiance. La facture d’avoir va donc vous permettre d’effectuer cela, de manière officielle.
La facture d’avoir doit reprendre toutes les mentions obligatoires de la facture d’origine. Elle doit également faire apparaître la mention de crédit faisant référence à la facture qu’elle annule où qu’elle modifie. Pour pouvoir distinguer la facture traditionnelle et la facture d’avoir, vous avez la possibilité d’enregistrer les montants remboursés en négatif. Toutefois, le simple fait de renseigner qu’il s’agit d’une facture d’avoir permet de les différencier.
La facture finale
Suite à une facture d’acompte ou bien une facture intermédiaire, la facture finale vous permettra de mettre fin à la prestation. Elle va reprendre toutes les mentions obligatoires d’une facture standard, nous allons retrouver la date de la prestation, la quantité ainsi que la dénomination des services ou produits, avec le prix unitaire hors taxe et les réductions éventuelles. Les acomptes, ou autres payements effectués devront être clairement stipulés sur la facture, en précisant leur montant, le numéro et la date.
Il faudra également être attentif à ne pas facturer la TVA deux fois, pour les entreprises qui y sont soumises.
Source image à la une: cobtp.fr